Cómo Hacer una Reunión en Teams con Externos

Si necesitas invitar a externos a una reunión en Microsoft Teams, hay dos formas de hacerlo: a través del calendario o directamente en el chat.

Veamos cómo se pueden realizar ambas maneras. Mantente atento porque a continuación vamos a explicarte al detalle cada uno de ellos.

A través del Calendario

Para invitar a una persona que no está en tu equipo a una reunión, debes agregarla al calendario. Desde ahí podrás iniciar la reunión y seleccionar qué día y hora quieres que tenga lugar.

Los pasos para agregar una persona a tu calendario son los siguiente:

  1. Haz clic en el botón de perfil (en la parte superior derecha de la pantalla) y selecciona «Agregar a mi calendario».
  2. Busca la persona que quieres invitar, selecciónala y haz clic en «Agregar».
  3. Se abrirá una nueva ventana en la que aparecerá el calendario de esa persona.
  4. Luego haz clic en el día y hora que quieres que tenga lugar la reunión para agregarla al tuyo.

Directamente en el Chat

Puedes invitar a una persona que no está en tu equipo a una reunión directamente en el chat. Solo tienes que escribir el comando «/invite» seguido del nombre de la persona a la que quieres invitar /invite Nombre de la Persona, por ejemplo: /invite Pablo Picasso.

Para invitar a una persona a una reunión desde el chat:

  1. Abre el chat en el que quieres realizar la reunión.
  2. Escribe «/invite» seguido del nombre de la persona a la que quieres invitar, luego haz clic en «Enviar».
  3. La persona recibirá un mensaje en el chat donde podrá confirmar o rechazar la invitación a la reunión.

Cómo Crear una Reunión en Teams con varios Equipos

Para crear una reunión en Teams con varios equipos, sigue estos pasos:

  1. Abre el cliente de Teams y haz clic en el icono de la reunión en la barra de navegación.
  2. En la ventana emergente, haz clic en «Programar una reunión».
  3. En el cuadro «Asunto», introduce el tema de la reunión.
  4. En el cuadro «Fecha y hora», selecciona la fecha y hora en que deseas celebrar la reunión. También puedes seleccionar «Elija mi hora» para configurar una hora personalizada.
  5. Para permitir que cualquier persona añada la reunión a su calendario, activa la casilla «Permitir invitaciones». También puedes limitar las asistentes a determinado equipo/compañía u organización al completar el campo «Compartir con».
  6. Clic en «Programar» para crear tu reunión y compartirla automáticamente con los participantes seleccionados.

Una vez que haya creado su reunión, es importante asegurarse de que todo el mundo esté preparado y en la misma página para que su reunión se desarrolle sin problemas.

Algunas de las mejores prácticas para preparar una reunión exitosa en Teams incluyen:

  • Enviar una agenda detallada antes de la reunión para que los participantes tengan tiempo de preparar cualquier material o información necesaria.
  • Animar a los miembros del equipo a utilizar las herramientas de colaboración dentro de Teams, como el chat o el uso compartido de archivos, para compartir actualizaciones y mantenerse conectados durante todo el proceso de la reunión.
  • Mantener un diálogo abierto con todos los asistentes a lo largo de la reunión, escuchando atentamente los comentarios y las preguntas y asegurándose de que todos tengan la oportunidad de aportar sus pensamientos e ideas.
  • Utilizar herramientas de videoconferencia cuando sea posible para que los participantes puedan ver las reacciones y el lenguaje corporal de los demás, lo que puede ayudar a crear una experiencia de reunión más atractiva y productiva.
  • Hacer un seguimiento después de la reunión con actas o puntos clave para que todo el mundo conozca los próximos pasos y las medidas a tomar. Esto ayudará a garantizar que se cumplan los objetivos de la reunión y que el equipo se mantenga organizado y centrado en el futuro.

Cómo Usar Teams con Externos

Para usar Teams con externos, primero debes asegurarte de que todos los participantes estén en el mismo equipo. Si no están en el mismo equipo, puedes agregarlos a un nuevo equipo o invitarlos a unirse a tu equipo existente.

Una vez que todos los participantes estén en el mismo equipo, puedes crear una reunión en Teams.

Para hacerlo, solo tienes que abrir el equipo y seleccionar la opción «Reunión» en el menú. Luego, se te pedirá que selecciones los participantes de la reunión. Asegúrate de incluir a todos los participantes externos en la reunión.

Una vez que haya finalizado la reunión, asegúrese de guardar un registro de la misma. Para hacerlo, puede descargar el archivo de audio o video de la reunión o tomar una captura de pantalla del chat de la reunión.

Esto le ayudará a mantener un registro de lo que se discutió durante la reunión y le permitirá compartir la información con otros miembros del equipo o externos.

¿Qué Significa Externo en Teams?

Externo significa cualquier cosa o persona ajena a tu organización. Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto con un cliente, éste se consideraría una parte interesada externa. En Teams, puedes añadir usuarios externos a tu equipo para que puedan participar en conversaciones, unirse a reuniones y colaborar en archivos.

Esperamos que estos tips te ayuden a mejorar tus reuniones online desde Teams. Si quieres enterarte de más contenidos relacionados, puedes acceder a nuestra pagina principal sobre tutoriales de la herramienta de Microsoft Teams.

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 by Comodo Romano

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